Telefonisch de planning van personen en groepen opvragen is één van de toepassingen waar ASK uitermate geschikt voor is. In de volgende stappen wordt geschetst hoe telefonisch de planning van een groep kan worden opgevraagd.

1. Ga naar het IVR-menu. Klik op het veld “Nieuw IVR-menu” en voer een herkenbare naam in  (bijv. Beschikbaarheid opvragen). Klik op “Toevoegen”. Er wordt een nieuw menu aangemaakt dat de te bellen groep zal doorlopen. Er wordt nu een blauw vlak getoond waar de tekst “leeg” in staat.
   

   ---

   
   

    

2. Als een groep door ASK gebeld wordt krijgen zij een tekst te horen die beschrijft waarom ze gebeld worden. Zodoende moeten er eerst een aantal teksten opgenomen. Klik in het rechter vak op “Neem nieuwe tekst op”. Zorg dat de microfoon op de computer is aangesloten. We moeten drie teksten opnemen. Dit doen we door te klikken op record. De teksten worden opgenomen op basis van een scenario. Een voorbeeld hiervan:
   1. Hallo dit is Uw naam van Uw organisatie wilt u woensdag tussen 2 en 3 uur komen werken? Toets een 1 als u beschikbaar bent, Toets een twee als u helaas niet beschikbaar bent.
      Opslaan als bijv. "Woensdag 14:00 - 15:00 beschikbaar?"
   2. U bent voor woensdag 2 uur ingepland, bedankt voor uw reactie.
      Opslaan als bijv. "Woensdag 14:00 - 15:00 ja beschikbaar"
   3. U hebt aangegeven niet te kunnen werken woensdag om 2 uur, bedankt voor uw reactie.
      Opslaan als bijv. "Woensdag 14:00 - 15:00 niet beschikbaar"
      

      ---

      
      

       

3. De teksten zijn opgenomen. Klik nu op het blauwe vlak. Er wordt een extra scherm geladen waar de eigenschappen van dit vlak wordt getoond. Wanneer de groep door ASK wordt gebeld zal het eerste bericht worden afgespeeld. Dat wordt in dit venster aangeven. Selecteer bij Action het eerste bericht (Woensdag 14:00 - 15:00 beschikbaar?).
   

   ---

   
   

    

4. Wanneer ASK doorverbonden wordt met een voicemailbox of er niet wordt geantwoord op dit bericht moet er worden opgehangen. Er moet ingesteld worden dat ASK de verbinding verbreekt wanneer er niet binnen 10 seconden antwoord is gegeven op de gestelde vraag. Er vindt eenzogenaamde time-out plaats. Selecteer onder het kopje “On Timeout” het vlakje “Play and Hangup” en de optie “geen invoer – ophangen”. Geef aan dat een time-out na “10 seconds” plaatsvindt. 
   

   ---

   
   

    

5. Er dient te worden aangegeven dat de telefoontoetsen één en twee gebruikt worden om beschikbaar of niet beschikbaar aan te geven voor de desbetreffende periode van woensdag 14:00 tot 15:00. Klik linksboven op “1” en sleep deze naar het blauwe vlak. Doe hetzelfde met de “2”. Klik linksonder op “adv Availability” en sleep deze naar de “1” en “2” vlakken die nu zijn aangemaakt. Klik op het vlak "1". Hier moeten de volgende eigenschappen worden ingesteld:
   1. Welke status wordt er doorgegeven als iemand op 1 klikt. Dit wordt aangegeven bij de eigenschap “Level:”. In dit voorbeeld betreft dat “Beschikbaar”.
   2. Op welke dag wordt aangegeven door eigenschap “Date:” in dit voorbeeld betreft dit “Wednesday” (Woensdag).
   3. Wanneer de planning alleen van toepassing is voor deze week moet de selectiebox “apply THIS week only” worden aangevinkt.
   4. De planning betreft de tijdspanne van 14:00-15:00. Dit wordt aangegeven door: "Time from:” “14:00” “for” “1” “hours” (vanaf 2 uur ‘s middags gedurende 1 uur, dus van 2 tot 3 uur op woensdag).
   5. Er moet aangegeven worden welke bericht er moet wordt afgespeeld bij het drukken op toets "1". Dit wordt aangegeven door “After Action play”. Voer hier het tweede bericht (Woensdag 14:00 - 15:00 ja beschikbaar) in.
   6. Na het afspelen van het bericht moet ASK de verbinding verbreken. Hiervoor wordt optie “and” gebruikt. Na het afspelen vindt er een “hangup” plaats. 
      

      ---

      
      

       

6.  Voor vlak "2" volgen hieruit de volgende eigenschappen:
   1. “Level:” “Niet Beschikbaar” (De kandidaat geeft aan niet beschikbaar te zijn)
   2. Date:” “Wednesday” (Op woensdag)
   3. Vink aan “apply THIS week only” (De non-beschikbaarheid is alleen geldig voor deze week)
   4. “Time from:” “14:00” “for” “1” “hours” (vanaf 2 uur ‘s middags gedurende 1 uur, dus van 2 tot 3 uur op woensdag)
   5.  “After Action play” Voer hier het derde bericht (Woensdag 14:00 - 15:00 niet beschikbaar) in. (Deze tekst wordt afgespeeld na het drukken op toets 2)
   6. “and” “hangup” (Na het afspelen van de tekst ingesproken bij "Niet beschikbaar" bericht wordt de verbinding verbroken) 
      

Het menu is hiermee aangemaakt welke de groep die gaat worden benaderd zal doorlopen. Er moet worden aangegeven welke groep er gebeld gaat worden. Dit wordt gedaan in het tabblad “Services”.